Vijf-minuten scans van alle binnenkomende sheets leiden tot efficiënte beoordelingen

Een groot accountantskantoor vermijdt langdurige projecten door vooraf een snelle scan met PerfectXL uit te voeren.

Voor PerfectXL

Voordat PerfectXL werd geïmplementeerd, voerde dit kantoor enkele basiscontroles uit op modellen en ging dan meteen over tot een beoordeling/analysing op basis van de gepresenteerde cijfers. In sommige gevallen bleken deze cijfers onjuist te zijn door kleine fouten in het bronbestand. Zodra dit werd ontdekt, moest al het tot dan toe verrichte werk opnieuw worden gedaan, en het opsporen en herstellen van de fout kon veel tijd kosten. De meeste projecten verliepen soepel, maar in gevallen waar kleine fouten in Excel resulteerden in foutieve beoordelingen, leidde de aanzienlijke toename in bestede tijd tot wrijving met klanten en een slechte ervaring voor alle betrokken partijen.

Na PerfectXL

Het kantoor gebruikt nu enkele kernelementen van PerfectXL om te controleren op een klein aantal potentiële risico’s en fouten. Een volledige audit van het Excel-bestand valt niet binnen de reikwijdte van hun projecten, dus ze controleren alleen de meest essentiële zaken. Ze analyseren het bestand met de Explore-functie, scannen op externe afhankelijkheden (die beschikbaar moeten zijn voor de beoordeling), en controleren snel welke werkbladen worden verwezen in het output-tabblad. Eventuele ontbrekende of onverwachte verwijzingen worden gemarkeerd en niet-verbonden bladen worden kort beoordeeld en, waar mogelijk, verwijderd om de reikwijdte van de beoordeling te verkleinen. De Risk Finder wordt vervolgens gebruikt om enkele kernrisico’s te controleren die de output negatief zouden kunnen beïnvloeden. Dit proces duurt voor de meeste modellen 3-10 minuten en resulteert in een veel hoger niveau van vertrouwen voor de beoordelaar. Zelfs wanneer bepaalde problemen geen betrekking hebben op de output, waarderen klanten de input over hoe ze hun modellen kunnen verbeteren.

 

Conclusie

Het gebruik van PerfectXL resulteert in een hoger niveau van vertrouwen bij het beoordelen of gebruiken van bestaande Excel-modellen. Niet alleen worden foutieve outputs snel geïdentificeerd, klanten krijgen ook een meer uitgebreide review die informatie bevat over de mogelijke tekortkomingen van hun bestaande modellen. De paar minuten die vooraf worden besteed, resulteren in veel minder tijd die wordt besteed of verspild voor het bedrijf als geheel.