Herken je deze Excel problemen?
Klik om te ontdekken hoe PerfectXL jou binnen seconden uit de brand helpt!
Als er haast geboden is bij de oplevering of controle van een model heb je geen tijd om alle data en berekeningen handmatig na te lopen, maar je hebt wel behoefte aan enige houvast. Met PerfectXL controleer je snel op grote risico’s, zoals onderbroken formulereeksen, incomplete verwijzingen en incorrect gebruik van externe bronnen. Je kunt de scan uitbreiden en beperken op basis van het belang van het model.
Kringverwijzingen in Excel zijn buitengewoon frustrerend, aangezien Excel je wel op de hoogte brengt van hun aanwezigheid, maar niet aangeeft waar ze zich bevinden. Als je met een groot bestand werkt kan het veel tijd kosten om de bron van het probleem te achterhalen. PerfectXL bespaart je deze moeite door het exacte pad van de kringverwijzing te tonen. Zo weet je precies waar de fout zit en hoe je deze kunt oplossen.
Als vaste gebruiker weet jij het best hoe jouw model hoort te werken, maar wat als het ineens niet meer doet wat het moet doen? Met PerfectXL breng je snel de verschillen tussen je huidige en vorige versie in kaart, zodat je kunt zien wat er mis is gegaan. Ook als je de vorige versie niet meer hebt biedt PerfectXL inzicht in de werking en eventuele problemen zodat je deze snel op kunt lossen.
Het oordeel van een auditor over de kwaliteit, de correctheid, de overdraagbaarheid en de structuur van een model kan doorslaggevend zijn en moet daarom zeer secuur zijn opgebouwd. Dit proces wordt van A tot Z gefaciliteerd door de PerfectXL Suite. Het helpt je om alle facetten van je model gestructureerd na te lopen en waar nodig te verbeteren. Zo zie je niets over het hoofd.
Excel heeft verschillende mogelijkheden om informatie te verbergen. Handig voor verschillende toepassingen, maar lastig als je er niet van op de hoogte bent en je wél aanpassingen moet maken. PerfectXL maakt alle verborgen informatie in een handomdraai inzichtelijk, zelfs de ‘very hidden’ worksheets. Zo weet je wat er speelt en kom je niet voor vervelende verrassingen te staan.
Het vragen om een tweede mening van een collega kan confronterend en zenuwslopend zijn. Bereid je effectief voor met PerfectXL. Bekijk eerst de kwetsbaarheden in je model en noteer waar je denkt dat ze verdedigbaar zijn. Beoordeel daarnaast de visualisatie van de ‘flow’ van het model en bepaal of deze logisch is. Deze visualisatie zelf maakt de beoordeling ook gemakkelijker voor je collega.
Als een spreadsheet vol met foutmeldingen staat kun je deze niet zonder zorgen overdragen aan een klant of collega. Het handmatig natrekken van elke fout, zoals #VALUE!, is echter veel werk en doorgaans geen geliefde taak. Met PerfectXL zie je direct waar de foutmeldingen staan, welke cellen ernaar verwijzen en wat het risiconiveau van elke foutmelding is. Zo heb je ze in no-time weggewerkt.
Wanneer zorgvuldigheid geboden is en kwaliteit en correctheid vereisten zijn, dan is het geen overbodige luxe om verwijzingen naar formulebereik te controleren. Dit is namelijk een risico dat heel vaak voorkomt en lang niet altijd wordt opgemerkt. PerfectXL vindt alle potentiële problemen, risico’s en zwaktes met betrekking tot celverwijzingen en behoedt jou daarmee voor grote blunders.
Tijdens de (door)ontwikkeling van een Excel-model is het fijn om te kunnen controleren of alles nog naar behoren werkt. Vooral als je veel aanpassingen hebt gemaakt is het lastig om een eventuele fout te traceren. Met PerfectXL kun je een stuk geruster doorontwikkelen. Onze tools documenteren je wijzigingen en vertellen je bovendien waar eventuele kwetsbaarheden verschenen zijn.
Vaste (of hardcoded) getallen in formules wil je te allen tijde voorkomen, omdat het zelden duidelijk is waar ze voor staan. Als ze moeten worden aangepast, zie je er makkelijk een aantal over het hoofd. BTW-percentages zijn een berucht voorbeeld. PerfectXL helpt je om alle risicovolle vaste getallen in je model terug te vinden, maar laat enkele veelvoorkomende constanten (zoals 10, 100 en 1000) bewust buiten beschouwing.
Defined names helpen je model variabelen te herkennen en te gebruiken. Maar het kan een chaos worden. Gekopieerde tabbladen en VBA-acties kunnen dubbele en verborgen namen tot gevolg hebben. Hoe weet je of alle gedefinieerde namen daadwerkelijk gebruikt worden en waar? PerfectXL onthult al deze geheimen in je model, zodat je ze kunt verbeteren waar nodig en alles kunt opruimen wat weg mag.
Als een model al langere tijd in omloop is dan bevat het vaak veel verouderde en irrelevante informatie. Deze wildgroei maakt een spreadsheet moeilijker te onderhouden, minder voorspelbaar en traag. PerfectXL brengt heel helder in kaart welke informatie in het bestand gebruikt wordt en waar. Zo kun je ongebruikte informatie verwijderen en daarmee je model zorgeloos opschonen.
Als een bestaand model niet meer voldoet en opnieuw gebouwd moet worden dan wil je die taak grondig aanpakken en eerst goed analyseren wat er beter kan. Met PerfectXL zoom je in op de structuur, opmaak en invulling, waardoor je het nieuwe model op basis van voortschrijdende kennis consistent kunt opbouwen.
Concentratie is moeilijk om meerdere uren vast te houden en een fout is dan snel gemaakt. Als je lang aan een model gewerkt hebt is het fijn en verstandig om de kwaliteit van je werk te scannen. Dat kan met PerfectXL. Vergelijk de vorige versie van je model met de nieuwe en controleer of je alleen dingen hebt aangepast die aangepast moesten worden. Controleer ook of je geen onnodige risico’s hebt geïntroduceerd.
Soms is het praktischer om twee modellen samen te voegen, omdat je dan gedoe met externe referenties voorkomt en omdat het minder foutgevoelig is. PerfectXL biedt je de tools om beide modellen met helikopterview te bekijken en deze taak zo georganiseerd mogelijk aan te vliegen. Daarnaast helpt het systeem je om het eindresultaat te evalueren en eventuele fouten te herstellen.
Formules doortrekken is een veelgebruikte optie in Excel en daarom barsten de meeste modellen van doorgetrokken formules. Maar dergelijke formulereeksen zijn kwetsbaar, omdat een kleine wijziging in het model tot onderbreking kan leiden. PerfectXL controleert doorgetrokken formules op onregelmatigheden, zodat je een onderbroken reeks kunt herstellen voordat er problemen ontstaan.
Een simpel overzicht van alle externe bronnen is vreemd genoeg niet eenvoudig te maken in Excel, maar soms wel hard nodig als je de bronnen bijvoorbeeld mee moet leveren of als een bron niet geüpdatet kan worden. Met PerfectXL beschik je over een visualisatie van alle externe bronnen plus een exporteerbare lijst met formules, defined names en regels waarin naar deze bronnen wordt verwezen.
Het documenteren en verantwoorden van aanpassingen in een Excelmodel is een belangrijk onderdeel van goed versiebeheer. Met heldere documentatie maak je een model eenvoudig overdraagbaar. PerfectXL genereert een compact óf uitgebreid rapport van de verschillen tussen twee versies. Dit rapport kun je daarna exporteren naar Excel, zodat je het kunt aanvullen met opmerkingen.
Er zijn diverse manieren om een model te beveiligen. Je kunt een wachtwoord op het volledige bestand zetten, op een afgezonderd VBA-project of op een individueel tabblad. Maar als een model omvangrijker wordt, dan wordt het steeds lastiger om te controleren of de juiste onderdelen beveiligd zijn. Met PerfectXL zie je dit in één oogopslag!
Als je een onbekend model voor je neus krijgt kost het soms behoorlijk wat tijd en moeite voordat je begrijpt waar je precies naar kijkt en hoe het in elkaar zit. Met PerfectXL doorgrond je een werkmap vele malen sneller door een visualisatie van de onderlinge verbanden tussen tabbladen, input en output, overzichten van externe bronnen en VBA-modules en informatie over de algehele omvang.
Velen zullen bekend zijn met formele of informele richtlijnen voor goede Excel-modellen. Richtlijnen zoals FAST, ICAEW Principles, en nog veel meer zijn er om goede praktijken in Excel aan te moedigen. Toch is het vermoeiend om jezelf en anderen hieraan te herinneren. Het automatisch controleren van je model aan de hand van deze principes is daardoor ontzettend waardevol.
Als je belast bent met due diligence onderzoek of verantwoordelijk voor de kwaliteit van interne of externe Excel modellen, dan weet je dat je baat hebt bij een blauwdruk van de informatiestroom en een overzicht van alle formules om eventuele risico’s te inventariseren. Met PerfectXL heb je deze informatie binnen een mum van tijd paraat evenals steeds consistente richtlijnen voor verbetering.
In oudere modellen komen vaak foutgevoelige functies voor waar inmiddels betere alternatieven voor bestaan, maar gebruikers zijn daar niet altijd van op de hoogte. PerfectXL laat zien of een model foutgevoelige functies bevat, waar ze staan, wat de risico’s zijn en hoe ze vervangen kunnen worden. Zo breng je een ouder model eenvoudig up-to-date met stabiele functies.
Hoe weet je of je irrelevante berekeningen zonder consequenties kunt verwijderen uit je model? Je kunt natuurlijk per formule handmatig onderzoeken of er afhankelijkheden bestaan, maar PerfectXL maakt dit proces een stuk eenvoudiger. Ontdek alle afhankelijkheden in één oogopslag: beoordeel of output nog relevant is en of er formules weg kunnen of dat er eerst nog aanpassingen nodig zijn.
Als er veel mensen met een model werken, of als een model gebouwd is door iemand met weinig Excel-ervaring, dan wordt het nogal eens onnodig complex. Een spaghetti-spreadsheet ligt op de loer. PerfectXL maakt de werking van een model snel inzichtelijk, brengt de complexiteit in kaart en biedt handvatten voor vereenvoudiging, zoals het tips voor het opsplitsen van formules of het verminderen van het aantal operaties.
Om een model op te leveren aan een klant wil je ervoor zorgen dat hij alleen aan kan passen wat hij aan mag passen en wellicht wil je sommige informatie verbergen. Met PerfectXL markeer je eenvoudig de unlocked cells op een protected tabblad, zodat je weet of het formulier correct werkt. Vervolgens controleer je in het visuele overzicht of alle irrelevante informatie netjes verborgen is.
Een Excel model is overzichtelijker en minder gevoelig voor fouten als het een heldere opbouw heeft en er een duidelijke volgorde van input, via berekeningen, naar output is. Maar hoe stel je orde op zaken wanneer alles door elkaar staat? PerfectXL geeft je visueel inzicht in de verbanden en kenmerken van tabbladen en cellen. Doordat je weet wat input en wat output is heb je alle benodigde kennis om het model te kunnen herschikken.
Er zijn verschillende scenario’s denkbaar waarin het nodig is om alle formules in een model (nog eens extra) te controleren. PerfectXL genereert een overzicht van de alle unieke formules en hun locaties op je werkbladen en controleert bovendien of er risico’s in voorkomen, zodat je niet afhankelijk bent van handmatig onderzoek en per ongeluk formules of fouten over het hoofd ziet.
De Microsoft 365 versie van Excel ondersteunt geen VBA en daarom willen steeds meer gebruikers ervan af. Maar soms is VBA ook simpelweg verouderd en niet meer relevant. PerfectXL laat je zien welke VBA-modules er allemaal in je model voorkomen en welke tabbladen erdoor opgeroepen worden. Het wordt snel duidelijk of een functie op een andere manier ondervangen moet worden.
Excel-templates worden vaak ingezet als formulier en wanneer je ze ingevuld terugkrijgt wil je graag met de data aan de slag. Maar hoe weet je zeker dat het template zelf niet aangepast is? Een snelle controle met PerfectXL laat in één oogopslag zien of er alleen sprake van datawijziging is. Als er ook formule-, VBA- of structuurwijzigingen gemeld worden dan weet je direct wat er aan de hand is.
Cellen samenvoegen is om esthetische redenen een zeer geliefde optie onder Excel-gebruikers, maar minstens zo gehaat, omdat ze namelijk nogal eens leiden tot misrekening: een risico dat veel gebruikers zich niet kunnen veroorloven. Ze zijn echter niet altijd even makkelijk te spotten! Daarom markeert PerfectXL samengevoegde cellen voor je, zodat je ze zorgvuldig kunt verwijderen.
4 Producten in 1 Suite
PerfectXL Risk Finder
De sneltste manier om fouten en risico’s in spreadsheets te identificeren.
PerfectXL Explore
Visualiseer en leer (onbekende) Excel-modellen snel en eenvoudig begrijpen.