Gebruik consistente labels

Cijfers zonder labels zijn waardeloos. Excel is een programma voor cijferaars, maar is pas zinvol als het voor de lezer of gebruiker duidelijk is wat er met die cijfers wordt bedoeld. Dus, verzeker jezelf ervan dat je alle data en formules voorziet van labels met tekstuele informatie.

Gebruik ALTIJD labels

Zelfs als je een spreadsheet alleen gebruikt als kladblaadje voor een berekening, moet je hem alsnog van labels voorzien. We kunnen niet vaak genoeg herhalen dat een gemiddelde spreadsheet ruim 5 jaar meegaat (!!!) en door 12 verschillende mensen gebruikt wordt. Dus voordat je het weet wordt je ‘kladblaadje’ meerdere jaren door diverse mensen gebruikt. Dan is het heel erg zonde als er sprake is van een slordig begin en slechte naamgeving.

Met het voorzien van labels bedoelen we overigens niet het gebruik van zogenaamde Excel Named Ranges / Namen. Die hebben voor- en nadelen, maar deze bespreken we een andere keer.

Kies labels met betekenis en een systeem

Gebruik niet zomaar willekeurig namen, maar denk na over een consequent systeem dat past bij het doel van de spreadsheet. Hoe korter de namen hoe beter (zeker de kolomnamen), maar houd ze wel betekenisvol. We hebben bijvoorbeeld wel eens de benamingen “Rev08”, “Revenue 2008” en “2008 Revenue” in één enkele spreadsheet gezien. Maak een keuze! Een consistente manier van labelen maakt de spreadsheet overzichtelijker en het zoeken (CTRL-F) makkelijker. Als het kan, start een label met een letter (i.p.v. een cijfer). Dan weet Excel ook meteen dat er niet mee gerekend hoeft te worden.

1 rij en 1 kolom

Maak je een tabel, geef dan iedere kolom en iedere rij een naam. Gebruik als het maar even kan slechts één rij en één kolom voor de naamgeving en niet twee, omdat dat allerlei nadelen geeft bij latere bewerkingen, bijvoorbeeld bij het sorteren van de tabel of het maken van draaitabellen (alleen de grafiekfunctie van Excel kan goed omgaan met dubbele labels op de x-as).

Afspraken over naamgeving

Maakt jouw bedrijf veel gebruik van spreadsheets, dan loont het zeker de moeite om afspraken met elkaar te maken over consequente naamgeving. Dat zorgt ervoor dat de spreadsheets voor collega’s onderling een stuk beter leesbaard worden. Deze vuistregel geldt overigens ook voor de opmaak en kleurenschema’s. Het mag duidelijk zijn dat een consistente standaard voor Excel modellen binnen bedrijven een groot voordeel biedt.