Plaats formule en input dicht bij elkaar

Plaats een formule dicht bij de betreffende invoerdata. Hierdoor verklein je de kans op fouten, maak je optimaal gebruik van de ondersteuning van Excel en worden spreadsheets makkelijker overdraagbaar.

Maak optimaal gebruik van de ondersteuning van Excel

Als je een formule in Excel wijzigt, worden alle cellen die in die formule gebruikt worden, voor jouw gemak gemarkeerd. Dit is geweldige ondersteuning als je wilt zien wat je doet, maar het werkt alleen als al die cellen zich op hetzelfde werkblad bevinden. In het ideale geval zet je de input-cellen in de buurt van de formule, zodat je niet door je werkmap hoeft te bladeren om alle cellen te vinden die er aan gerelateerd zijn.

Minder kans op fouten

Wanneer zichtbaar is naar welke waarden in de formule wordt verwezen, dan wordt de kans op fouten kleiner en de impact van wijzigingen duidelijker. Daarom is het verstandig om formules dicht bij de input te plaatsen. Ook is het simpelweg makkelijker om de logica van een formule te volgen wanneer je alle onderdelen ervan kunt zien en niets ‘verborgen’ staat op andere werkbladen.

Bereken alles slechts één keer

Wat heeft deze richtlijn te maken met “Bereken formules slechts één keer“? Dat is heel eenvoudig: als een formule dicht bij de input ligt, dan kun je eenvoudig zien dat bepaalde dingen bij elkaar horen. Als je vervolgens het resultaat van dezelfde formule ergens anders nodig hebt en je opnieuw begint te berekenen, dan zou je snel moeten beseffen dat je dit al eerder gedaan hebt (en niet opnieuw hoeft te doen). De duidelijkheid die je jezelf hiermee geeft, zal je collega’s ook helpen om jouw spreadsheet te begrijpen.

Houd input & output gescheiden

Je vraagt je misschien af: “is dit niet in strijd met een strikte scheiding van input, berekeningen en output?” We moeten toegeven dat dat soms een beetje een probleem vormt. De slimme oplossing is om een ​​nieuw werkblad te maken en de brongegevens te ‘linken’ met directe verwijzingen. Dan kun je de berekeningen toepassen op de verwijzingen in plaats van op de originele input. Doe dit wanneer mogelijk, want het houdt ook je formules kort. Soms is een spreadsheet echter zo groot dat het beter is om dit soort oplossingen weg te laten, ook al voegen ze wel enige duidelijkheid toe. In die gevallen hebben we liever dat je de berekeningen op een apart tabblad plaatst en niet op hetzelfde werkblad als je brongegevens.

De plaats van de formule

Gebruik je de PerfectXL Add-in? Dan is het je misschien opgevallen dat PerfectXL geen risicomelding geeft voor formules die ver van de broncellen verwijderd staan. Dat zou te strikt zijn, we moeten ergens een grens trekken in wat we voor je kunnen doen. PerfectXL waarschuwt echter wel voor specifieke gevallen die verband houden met formules die ver van hun input verwijderd staan. We noemen dit de ‘Onverwachte Formulelocatie’ en het komt voor wanneer er in een lange formule aanzienlijk meer verwijzingen naar een ander tabblad zijn naar het tabblad waarop de formule zich bevindt. Dan is er duidelijk ruimte voor verbetering en kun je overwegen om de formule naar een beter geschikte locatie te verplaatsen.