Vermijd lange formules
Houd je Excel formules zo kort en simpel mogelijk. Lange formules zijn moeilijker te lezen, moeilijker te begrijpen, moeilijker te controleren en lastig te verbeteren.
Lange formules zijn slecht te lezen, slecht te begrijpen, slecht te controleren en slecht te verbeteren. “Maar het kan vaak niet anders”, horen we je al denken. Binnen jouw formule moet er nu eenmaal eerst iets worden opgezocht, dan vermenigvuldigd met die en die uitzondering, dan moet het nog worden afgerond en tenslotte moet er iets heel anders gebeuren als opgezochte waarde niet bestaat. Etcetera.
Minder is meer
“Hoe meer woorden, hoe minder zinvol [Prediker 6:11]”. Veel Excel gebruikers zijn meer gericht op cijfers dan op mooie uitspraken, maar dit citaat uit de bijbel past perfect bij dit onderwerp. Ook Thomas Jefferson, president van de Verenigde Staten aan het begin van de 19e eeuw sprak erover: “The most valuable of all talents is that of never using two words when one will do”.
Wat is een lange formule?
Wij hanteren als vuistregel dat een formule te lang is als deze meer dan één regel beslaat. Ja, je kunt de formulebalk in Excel zo naar beneden slepen dat ook een formule over meer dan één regel in zijn geheel zichtbaar blijft, maar goed leesbaar is hij dan niet meer.
We kennen drie manieren om lange formules te voorkomen:
- Zoek even door naar functies die beter op de gewenste berekening aansluiten. Bijvoorbeeld de functie SUBTOTAL geeft mogelijkheden voor (gefilterde) optellingen, waar je anders veel meer termen voor nodig hebt. Veel gebruikers denken daar niet aan.
- Deel de formule op in deelberekeningen en plaats deze deelberekening in aparte cellen, rijen of kolommen. Het geheel wordt er een stuk overzichtelijker van. Onderzoek wijst helaas niet uit dat er daarmee ook minder fouten gemaakt worden, omdat de keten van formules er navenant langer door wordt, hetgeen ook weer risico’s met zich meebrengt. Beetje twijfelachtig advies dus.
- Kijk naar je datastructuur! Heel vaak zijn lange formules nodig omdat er in een eerder stadium al van alles is misgegaan. Problemen van slecht geordende inputdata en onvolledige tabellen moeten dan worden “gecompenseerd” door lange formules.
Leer van software ontwikkelaars
Lukt het nu echt niet om je formules in te korten? Dan is er nog een noodgreep mogelijk: maak de opmaak van de formule zoals echte programmeurs dit zouden doen. Start door het formuleblok flink te vergroten. Splits, door middel van ALT+Enter, de formule op in logische blokken en gebruik spaties om geneste onderdelen van de formule mooi onder elkaar te zetten. Zo ziet de formule er al een stuk leesbaarder uit.
