Helder versiebeheer in Excel

Veel Excel nachtmerries worden veroorzaakt door verwarring over de juiste bestandsversies. Aan het document zelf kun je vaak niet zien welke versie het betreft en, is de laatste versie wel de juiste? In dit artikel bespreken we de best practices van versiebeheer in Excel.

Gebruik een consistent systeem voor naamgeving

Ons eerste advies: zorg voor een consequent en duidelijk systeem van naamgeving. Vertrouw niet alleen op de ‘last-modification-date’ van het Excel bestand en vertrouw ook niet op een mappenstructuur waarmee ‘oud en nieuw’ intern worden onderscheiden. De modification-date wordt namelijk al aangepast wanneer een oude versie even wordt geopend en ‘per ongeluk’ opnieuw wordt opgeslagen. Ook een mappenstructuur is zinloos als collega’s Excel bestanden naar elkaar mailen.

Leer van software-ontwikkelaars!

Wat is dan het beste en meest consequente systeem van versiebeheer in Excel? Laten we eens kijken hoe programmeurs dat doen! Vaak gebruiken zij een naamgevingsysteem met drie getallen en punten ertussen, te beginnen met 1.0.0. Het eerste getal gaat 1 omhoog bij grote veranderingen, het tweede bij kleine veranderingen en het derde getal is gereserveerd voor bugfixing. Bij grote spreadsheets is het een prima idee om ditzelfde principe toe te passen. Bij kleinere projecten zijn 3 getallen misschien wat overdreven en kun je volstaan met 2 getallen en misschien zelfs met 1.

Versienummers

Wij vinden het systeem met versienummers (“Exploitation 2017 V1.3”) heel fijn werken. Veel fijner dan een versiesysteem waar bijvoorbeeld de datum als key wordt gebruikt (“Exploitation 2017 D20170412”), maar dat kan ook. In dat geval raden we je aan om de datum te noteren als yyyymmdd, zodat de verkenner de versies netjes sorteert.

“Welke versie stuurde jij mij?”

In een ander artikel adviseren we je over het belang van documentatie. Duidelijke versienummers maken het documenteren van veranderingen ook een stuk makkelijker!

The absolute NO GO

We adviseren met klem om nooit termen te gebruiken zoals ‘nieuwe versie’, ‘concept’, ‘definitief’, enzovoort. Er kan nog van alles gebeuren! Je zult versteld staan hoe vaak wij Excelbestanden tegenkomen met fantasierijke namen, zoals “BudgetDepartment17 Final Concept Def Version2.XLSX”. Dat kan toch niet de bedoeling zijn!?

“Heeft het bestuur een beslissing gemaakt op basis van die versie?!”

Normatief systeem

Tot slot willen we je op het hart drukken dat het belangrijk is om als organisatie een normatieve standaard te formuleren. Je hebt er niets aan als slechts een of twee mensen zich hieraan houden; het is belangrijk dat het voltallige bedrijf hetzelfde systeem hanteert.

Bestandsversies en PerfectXL

Als je je wijzigingen niet zorgvuldig hebt gedocumenteerd, of als je er niet zeker van bent wat je collega’s veranderd hebben, dan komt PerfectXL Compare van pas. Deze vergelijkingstool biedt je een helder overzicht van de verschillen tussen twee Excel files. We raden je aan om de PerfectXL Compare walkthrough eens door te nemen om te zien hoe eenvoudig deze vergelijking te maken en te lezen is.