Gebruik geen vaste getallen in formules
Formules zoals SUM(A4:A12)*0.145 kennen we allemaal. Maar het gebruik van vaste getallen in formules is erg onverstandig! De toekomstige gebruiker zal niet begrijpen waar het getal vandaan komt. Een vast getal past zich niet aan wanneer de omstandigheden veranderen en bij aanpassingen ziet de gebruiker het getal makkelijk over het hoofd.
Vaak over het hoofd gezien
Neem bijvoorbeeld een BTW percentage. Als dit percentage in alle formules is verwerkt als 0,19 en het percentage verandert naar 21%, dan is het een hele zoektocht om alle 0,19’s te vinden en aan te passen. Automatisch zoeken en vervangen kan heel gevaarlijk zijn: wij kennen een verhaal van een autohandelaar die ineens nog maar 21 auto’s in zijn inventaris had, nadat het BTW-percentage in 2010 van 19% naar 21% ging.
Een aparte cel met daarin 0,19 als enige waarde is veel makkelijker te vinden. Het is dan ook verstandig om maar 1 veld in de hele spreadsheet te maken met het getal 0,19 en verder overal in de spreadsheet naar deze specifieke cel te verwijzen.
Typefout gevoelig
Een simpele typefout in vaste getallen is moeilijk te traceren, omdat getallen in formules nu eenmaal niet direct zichtbaar zijn. Alleen als je op de cel zelf gaat staan, dan zie je uit welke componenten de formule precies bestaat. Een nulletje teveel of een komma op de verkeerde plek komt vaker voor dan je denkt!
Uitzonderingen
Er zijn uitzonderingen. De getallen 1, 2, 10 en 12 komen zo vaak voor zonder dat ze een eigen betekenis hebben die kan veranderen door de omstandigheden, dat we het niet nodig vinden om deze in een aparte cel te zetten. Bijvoorbeeld: [a1] aantal maanden [b1] 12 gaat te ver. 12 mag gewoon in de formule worden gebruikt. Een jaar zal nooit 13 maanden krijgen.
Conclusie
Discipline! Ook al is de verleiding nog zo groot (lekker makkelijk, lekker snel, het is toch maar voor even…), gebruik die vaste getallen niet in je formules! Mocht je willen controleren of jouw spreadsheet vaste getallen in formules gebruikt, dan kun je dit eenvoudig doen met PerfectXL Risk Finder. PerfectXL genereert na het uploaden van je spreadsheet een lijst met alle vaste getallen die voorkomen in je formules.