Het gevaar van verborgen informatie
Verberg niets, behalve misschien enkele sheets. Excel heeft veel mogelijkheden die er in eerste instantie zeer aantrekkelijk uitzien, maar die op de lange termijn risicovol kunnen zijn. In dit artikel bespreken we de risico’s van verborgen informatie.
Een kleine oefening
Zet een getal in cel A1 en B1. Tel ze op in C1 en verberg kolom B. Kopieer nu A1:C1 (ogenschijnlijk 2 cellen) naar elders. Er verschijnen drie nieuw gevulde cellen. Logisch, als je er over nadenkt. Maar verrassend en gevaarlijk als je je niet bewust was van de verborgen kolom.
Er zijn heel wat mogelijkheden in Excel om delen van je spreadsheet te verbergen:
- Je kunt kolommen of rijen verbergen. Eén of meerdere tegelijk.
- Je kunt informatie verstoppen door tekst en achtergrond dezelfde kleur te geven.
- Je kunt de functie ‘custom opmaak’ gebruiken. Door “;;;” te gebruiken als opmaakcodering wordt er niets getoond.
- Met celeigenschappen -> bescherming -> verbergen zie je, nadat je het werkblad hebt beschermd, de onderliggende formules van cellen niet meer. Het resultaat wordt nog steeds weergegeven in de cel, maar de formulebalk blijft leeg.
Je kunt hele tabbladen verbergen. - En tenslotte kun je via het developersmenu en de VBA codepagina een tabblad – echt waar – ‘zeer onzichtbaar’ maken. Dan kun je een tabblad niet terughalen met de rechtermuisknop maar alleen via dit VBA scherm.
Er is slechts 1 manier van verbergen die wij acceptabel en vaak zelfs verstandig vinden: verborgen tabbladen (let op: niet ‘zeer verborgen’!) De gevaren van knip-, plak- en invoegproblemen zijn minimaal en het gebruikersgemak van de spreadsheet wordt er mee vergroot. En, met de rechtermuisknop op een van de tabbladen kan makkelijk worden achterhaald welke tabbladen er precies verborgen zijn.
Complexe berekeningen
Deze situatie doet zich regelmatig voor: je hebt enkele inputgetallen, een serie rekenstappen en een uitkomst. Al die rekenstappen maken het onoverzichtelijk voor de lezende gebruiker (hier zouden we een woord voor moeten bedenken) en daarom lijkt het aantrekkelijk om de rekenkolommen te verbergen. Maar… denk aan het artikel Houd input en output gescheiden en gebruik eventueel een dashboard. Schroom in dit geval niet om een rekenblad aan te maken, met daarin alle kolommen netjes achter elkaar en een extra output werkblad met daarop alleen een herhaling van de input en de output. Dit is veel makkelijker te onderhouden en stabieler dan verborgen kolommen.
