Verwijder wat je niet nodig hebt

Een gemiddelde spreadsheet wordt door 12 verschillende mensen na jou gebruikt. Wat denk je dat er gebeurt als je bestand veel ongebruikte informatie bevat? Als je een spreadsheet in de toekomst gaat delen met collega’s of klanten, zorg er dan voor dat je het netjes en schoon oplevert en verwijder wat je niet nodig hebt.

Berekeningen, draaitabellen en grafieken

Maak altijd eerst een proefberekening en gooi deze dan weg als de definitieve berekening klaar is. Heb je snel een draaitabel of een grafiek gemaakt om een voorlopig inzicht te krijgen in de gevolgen van je berekening? Gooi deze dan weg na gebruik.

Verwijder ongebruikte werkbladen

De meest voorkomende en meest beruchte ‘troep’ in spreadsheets zijn niet (meer) gebruikte tabbladen. We komen wekelijks bij klanten, vaak prima en ervaren spreadsheetbouwers, die tegen ons zeggen: “Naar dat tabblad hoef je niet te kijken hoor. Die wordt niet meer gebruikt.” Je raadt onze reactie al: verwijder wat je niet nodig hebt! Allereerst kan een volgende gebruiker heel moeilijk beoordelen of het tabblad nog een functie heeft of niet, maar daarnaast gebeurt het heel vaak dat er cijfers in staan die per ongeluk toch nog door andere tabbladen gebruikt worden. Die worden dan alleen al maanden niet meer geupdate, met alle gevolgen van dien. Daar kom je veel sneller achter als je met ‘opgeruimde’ spreadsheets werkt.

Maar misschien heb ik het later nodig?

Wat moet je doen als je twijfelt? Soms kun je niet voorspellen of je een berekening of een tabel later nog nodig zult hebben. Gaat je manager er ooit nog om vragen? Geen idee. In dat geval raden we aan om een reservekopie van de spreadsheet op te slaan met een duidelijke verwijzing, bijvoorbeeld: “Rapportage jul17 incl alternatieve omzetberekening”, daarna verwijder je de alternatieve omzetberekening en sla je het bestand weer op onder de gebruikelijke naam.

Natuurlijk adviseren wij van PerfectXL om ook hiervoor PerfectXL te gebruiken. De visualisatie-feature in PerfectXL Explore kan in één oogopslag duidelijk maken welke tabbladen informatie aanleveren aan andere tabbladen.

Image

Een laatste tip: kijk ook eens bij de named ranges (via formules -> name manager). Daar kom je ook heel dikwijls ongebruikte named ranges tegen. Gooi alles weg wat je niet nodig hebt!