Structuur van Excel bestanden: Best Practices

In dit artikel bespreken we enkele best practices om de structuur van Excel bestanden logisch en solide op te bouwen.

Alle Excel-gebruikers zouden willen dat hun spreadsheets een goede, logische structuur hebben. Maar mensen zijn het vaak oneens over wat een goede structuur precies is, of er is geen tijd om bestanden goed te structureren, of bestanden bestaan al zo lang dat de gebruikers niet weten wat origineel de bedoeling was.

Basisregels voor een goede structuur

Zonder bewuste structuurkeuzes zou je Excel file er op een gegeven moment schematisch zo uit kunnen komen te zien:

Niemand wil geconfronteerd worden met zo’n monster van een spreadsheet zonder heldere instructies waar ze kunnen vinden wat ze zoeken.

Hier enkele tips met betrekking tot de ontwikkeling van Excel bestanden met een duidelijke structuur:

1. Houd input, output en berekeningen gescheiden

Excel maakt niet meteen duidelijk welke cellen formuleresultaten bevatten en welke input-waarden. Het is belangrijk om ze goed gescheiden te houden; het liefst in aparte werkbladen, of anders door een duidelijke opmaak. Zo voorkom je dat je berekeningen per ongeluk overschrijft met nieuwe invoergegevens. Wanneer het onvermijdelijk is om de input en output te mengen, zorg dan voor een onderscheidend uiterlijk.

2. Volgorde van werkbladen

Grote modellen worden vaak geleverd met talloze werkbladen. Noteer de volgorde waarin je ze in Excel plaatst. Werk je van links naar rechts? Van resultaat naar bron of van input naar conclusie? Elke spreadsheet vraagt ​​om een ​​andere aanpak, maar in elk geval maakt een consistente, voorspelbare werkbladvolgorde een model prettiger om mee te werken.

3. Verwijder wat je niet nodig hebt

Als een spreadsheet groot en complex is, wil dat nog niet zeggen dat er veel gebeurt. Het komt regelmatig voor dat een oud deel van een spreadsheet behouden blijft ​​zonder duidelijk doel, omdat niemand precies weet wat het doel ervan precies was. Als je een model bruikbaar en leesbaar wilt houden, dan moet je alles verwijderen wat je niet nodig hebt. Dit is waar aanvullende software, zoals PerfectXL Explore van pas kan komen. PerfectXL Explore visualiseert precies welke tabbladen actief gebruikt worden in het model, zodat je in een oogopslag kunt zien of er werkbladen zijn die je weg kunt gooien.

4. Vermijd shortcuts

We zeggen allemaal wel eens tegen onszelf: Ik maak het model morgen na de vergadering af, voor nu werkt het. In werkelijkheid gebeurt dit zelden. De volgende keer dat je die spreadsheet nodig hebt, word je geconfronteerd met je eigen tijdelijke oplossing, die niet goed is afgewerkt.

5. Herstructureer indien nodig

Vorm volgt functie. Als de functie van een model verandert, verandert ook de vorm ervan. Maak van je spreadsheet geen ‘hack’; als nieuwe standaarden vragen om een ​​wijziging in het rekenmodel, schroom dan niet om die wijzigingen door te voeren. Alleen door je model up-to-date te houden, voorkom je dat het een ingewikkelde puinhoop wordt.

Let op: Deze tips en meer vind je ook op onze pagina Principes voor goed Excel-gebruik.

Voorbeeld Excel bestand met solide structuur

Met onze tips hopen we dat de structuur van jouw Excel bestanden er binnenkort ook zo uit zal zien:

De vergelijking met het bestand bovenin dit artikel is natuurlijk niet helemaal eerlijk, omdat dat model vele malen groter en ingewikkelder is. Maar we hopen dat je ziet wat de voordelen van een heldere structuur kunnen zijn.

Visualisatie van jouw spreadsheet model

Wat vind je van de visuele representaties van modellen die je in dit artikel hebt gezien? Deze kun jij ook automatisch genereren voor je eigen modellen met PerfectXL Explore. Deze krachtige tool visualiseert datapaden, verbindingen, externe bronnen en nog veel meer om onbekende modellen inzichtelijk te maken en ook om je eigen modellen beter te begrijpen. Vraag hier een demo aan bij interesse of lees meer over PerfectXL Explore.